Når du fyller ut et kontaktskjema, ber om gratis befaring, ber om pris eller på annen måte kontakter oss, mottar vi de opplysningene du selv oppgir. Dette vil normalt være navn, telefonnummer, e-postadresse, firmanavn, adresse og en beskrivelse av hva virksomheten trenger hjelp med.

Vi bruker opplysningene til å forstå henvendelsen, kontakte deg, avtale videre dialog, vurdere om vi kan levere tjenesten og utarbeide et relevant tilbud. Dersom du oppgir informasjon om størrelse på lokalene, antall ansatte, ønsket frekvens, tidspunkt eller romtyper, brukes dette til å vurdere arbeidsomfanget og foreslå en passende renholdsløsning.

Du bør ikke sende fødselsnummer, passord, betalingskortopplysninger, helseopplysninger eller andre sensitive opplysninger gjennom kontaktskjemaet. Dersom du ved en feil sender informasjon som ikke er nødvendig, vil vi så langt det er praktisk mulig begrense videre behandling og slette informasjonen når den ikke lenger er nødvendig.

Ved en befaring kan det bli registrert praktiske opplysninger om lokalene og behovet for renhold. Dette kan omfatte areal, romfordeling, gulvtyper, sanitærsoner, kjøkken, møterom, inngangsparti, ønsket frekvens og forhold som påvirker gjennomføringen.

Opplysningene brukes til å planlegge renholdet og utforme et tilbud med riktig innhold og pris. Dersom det tas notater eller bilder under befaringen, skal dette begrenses til det som er nødvendig for å dokumentere lokalene og planlegge tjenesten. Personer, skjermer, dokumenter, kundedata eller andre fortrolige forhold skal ikke være formålet med slik dokumentasjon.

Dersom tilbudet aksepteres, kan vi behandle kontaktinformasjon, avtaleopplysninger, oppstartsdato, renholdsplan, fakturainformasjon og annen informasjon som er nødvendig for å oppfylle avtalen.

Renhold utføres ofte utenfor kundens ordinære arbeidstid. I slike tilfeller kan det være nødvendig å behandle opplysninger om nøkler, adgangskort, låser, alarmrutiner, kontaktpersoner og prosedyrer ved avvik.

Slike opplysninger skal bare være tilgjengelige for personer som trenger dem for å gjennomføre oppdraget. Informasjonen skal håndteres med særlig forsiktighet fordi den kan ha betydning for virksomhetens fysiske sikkerhet. Vi forsøker å unngå unødvendig spredning av adgangsinformasjon og begrenser opplysningene til det som er praktisk nødvendig.

Når et oppdrag avsluttes, skal nøkler, adgangskort og annet materiell returneres eller håndteres i tråd med avtalen. Tilhørende opplysninger skal slettes eller arkiveres sikkert når det ikke lenger er behov for dem.

Når vi leverer en tjeneste, behandler vi opplysninger som er nødvendige for fakturering, betaling og regnskapsføring. Dette kan være kundenavn, organisasjonsinformasjon, fakturaadresse, kontaktperson, beskrivelse av tjenesten, beløp, dato og betalingsstatus.

Regnskapsopplysninger behandles for å oppfylle avtalen og for å etterleve rettslige forpliktelser. Opplysningene kan derfor måtte oppbevares i den perioden som følger av bokførings- og regnskapsregelverket, selv om kundeforholdet ellers er avsluttet.

Tilgangen skal begrenses til personer og leverandører som trenger opplysningene for fakturering, regnskap, revisjon eller lovpålagt kontroll.

Når du besøker nettstedet, kan serveren og tekniske løsninger registrere informasjon som IP-adresse, tidspunkt, nettlesertype, enhetstype, operativsystem, besøkte sider, henvisende side og tekniske feil. Dette er vanlig for drift av nettsteder.

Slike data kan brukes til å levere nettsiden, oppdage tekniske problemer, beskytte mot misbruk, analysere samlet bruk og forbedre innhold og brukeropplevelse. Opplysningene skal så langt det er mulig brukes på aggregert eller begrenset nivå.

En IP-adresse kan være en personopplysning. Vi forsøker derfor å begrense tilgangen til tekniske logger og oppbevare dem bare så lenge det er nødvendig for drift, sikkerhet eller dokumentasjon.

Nettstedet benytter WPForms som løsning for kontaktskjema. Når du sender inn et skjema, behandles opplysningene du skriver inn slik at henvendelsen kan leveres til oss og følges opp.

Skjemaet kan registrere teknisk informasjon som er nødvendig for å forhindre søppelpost, misbruk eller automatiserte innsendinger. Vi anbefaler at du bare oppgir informasjon som er nødvendig for at vi skal kunne forstå og besvare forespørselen.

Hvor lenge en skjemainnsending oppbevares, avhenger av hva henvendelsen gjelder. En forespørsel som ikke fører til et kundeforhold, slettes når det ikke lenger er behov for videre dialog eller dokumentasjon. Opplysninger som inngår i en avtale eller regnskapsdokumentasjon, kan måtte oppbevares lenger.

Når du sender e-post eller ringer oss, kan vi behandle navn, kontaktinformasjon, tidspunkt for henvendelsen og innholdet i kommunikasjonen. Opplysningene brukes til å besvare spørsmål, avtale befaring, følge opp tilbud, gjennomføre avtaler og håndtere kundeservice.

Vi kan oppbevare relevant korrespondanse dersom det er nødvendig for å dokumentere hva som er avtalt, følge opp en pågående sak eller håndtere en eventuell uenighet. Uvesentlig kommunikasjon slettes når det ikke lenger finnes et saklig behov.

Telefonsamtaler tas ikke opp med mindre du får tydelig informasjon om dette på forhånd og det finnes et gyldig behandlingsgrunnlag.

Informasjonskapsler er små datafiler som lagres i nettleseren eller på enheten din. Noen informasjonskapsler kan være nødvendige for at nettstedet skal fungere, mens andre kan brukes til statistikk, analyse, preferanser eller markedsføring.

Ikke-nødvendige informasjonskapsler og lignende teknologier skal ikke aktiveres før det foreligger et gyldig samtykke når regelverket krever det. Det skal være like enkelt å avslå eller trekke tilbake samtykke som å gi det.

En egen side om informasjonskapsler vil gi nærmere informasjon om hvilke kategorier og tjenester som brukes på nettstedet. Du kan også administrere eller slette informasjonskapsler i nettleseren, men enkelte funksjoner kan fungere dårligere dersom nødvendige informasjonskapsler blokkeres.

Dersom nettstedet benytter et analyseverktøy, kan verktøyet samle inn informasjon om hvordan nettstedet brukes. Dette kan omfatte besøkte sider, tidsbruk, enhetstype, omtrent geografisk område, trafikkilde og tekniske hendelser.

Formålet er å forstå hvilke sider som er nyttige, oppdage problemer og forbedre nettstedets struktur og innhold. Analyse som ikke er strengt nødvendig, skal bare aktiveres når det finnes et gyldig behandlingsgrunnlag, normalt samtykke.

Vi søker å begrense datamengden, bruke personvernvennlige innstillinger og unngå at analyseverktøy brukes til å identifisere enkeltpersoner uten et klart og lovlig formål.

Vi kan bruke eksterne leverandører for webhotell, nettsidedrift, sikkerhet, skjema, e-post, regnskap, fakturering og andre nødvendige støttefunksjoner. Leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, er databehandlere.

Databehandlere skal bare behandle opplysninger etter dokumenterte instrukser og skal ha egnede sikkerhetstiltak. Der regelverket krever det, inngår vi databehandleravtale som beskriver formålet, varigheten, typen opplysninger, sikkerhetskrav og pliktene etter at oppdraget avsluttes.

Vi selger ikke personopplysninger. Opplysninger deles ikke med andre virksomheter for deres selvstendige markedsføring uten et gyldig grunnlag.

Noen teknologileverandører kan behandle eller gjøre opplysninger tilgjengelige fra land utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Slike overføringer kan bare skje når personvernregelverket tillater det og det finnes et gyldig overføringsgrunnlag.

Dette kan for eksempel være en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, standard personvernbestemmelser godkjent av EU-kommisjonen eller andre lovlige mekanismer. Ved behov skal det også vurderes tilleggstiltak for å beskytte opplysningene.

Hvilke overføringer som eventuelt skjer, vil avhenge av leverandørene og innstillingene som til enhver tid brukes på nettstedet.

Personopplysninger skal ikke oppbevares lenger enn nødvendig. Lagringstiden vurderes ut fra formålet med behandlingen, kundeforholdets varighet, behovet for dokumentasjon, mulige rettskrav og lovpålagte oppbevaringsplikter.

En enkel henvendelse som ikke fører til videre dialog eller avtale, kan normalt slettes etter en begrenset periode. Opplysninger knyttet til en aktiv kundeavtale oppbevares så lenge de er nødvendige for å levere og følge opp tjenesten. Regnskapsdokumentasjon oppbevares i den perioden loven krever.

Når opplysninger ikke lenger er nødvendige, skal de slettes, anonymiseres eller begrenses slik at de ikke brukes til nye formål uten et gyldig grunnlag.

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, ødeleggelse og ulovlig deling. Tiltakene skal tilpasses risikoen og hvilken type opplysninger som behandles.

Eksempler kan være tilgangsstyring, sterke passord, oppdatering av programvare, sikkerhetskopiering, begrensning av brukerrettigheter, beskyttet kommunikasjon, rutiner for nøkler og adgang, og krav til leverandører som behandler data på våre vegne.

Ingen løsning kan garantere fullstendig sikkerhet. Dersom det oppstår et brudd på personopplysningssikkerheten, skal hendelsen vurderes, begrenses og dokumenteres. Datatilsynet og berørte personer varsles når regelverket krever det.

Oslokontorvask bruker ikke opplysninger fra kontaktskjemaet til automatiserte individuelle avgjørelser som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker personen.

Tilbud, vurdering av oppdrag og kundedialog håndteres på grunnlag av informasjonen som er gitt og en praktisk vurdering av virksomhetens behov. Dersom dette skulle endres, vil personvernerklæringen oppdateres og berørte personer få den informasjonen regelverket krever.

Når kunden er en virksomhet, behandler vi ofte kontaktopplysninger til ansatte som representerer kunden. Det kan være daglig leder, kontorleder, driftsansvarlig, resepsjonist, økonomiansvarlig eller en annen kontaktperson.

Opplysningene brukes til å administrere avtalen, planlegge tilgang, håndtere fakturering, motta tilbakemeldinger og sikre at renholdet gjennomføres på en måte som passer virksomheten. Kontaktpersoner bør informeres internt om at opplysningene deles med oss.

Når en kontaktperson slutter eller bytter rolle, ber vi kunden informere oss slik at opplysningene kan oppdateres eller slettes.

Personopplysninger skal normalt ikke brukes til formål som er uforenlige med det opprinnelige formålet. Dersom vi ønsker å bruke opplysninger på en ny måte, vurderer vi om formålet er forenlig, om det finnes et gyldig behandlingsgrunnlag og om du skal få ny informasjon.

Ved vesentlige endringer i hvordan opplysningene behandles, vil denne erklæringen bli oppdatert. Dersom endringen har stor betydning for den enkelte, kan det også være nødvendig å gi informasjon direkte.